Stap 1: Per e-mail informatie opvragen bij XS VvE Beheer (dit verplicht u tot niets!)
U krijgt een e-mail retour met alle informatie. Deze bestaat uit:
-
De beheerovereenkomst.
-
Aanmeldingsformulieren.
-
Informatie over de wijze waarop men kan besluiten tot uitbesteding.
-
Een checklist voor alle toe te sturen documenten.
Stap 2: Informatie bespreken met de overige eigenaren van de VvE in een vergadering en tot een besluit komen of unaniem de brief tot uitbesteding tekenen.
Stap 3: Alle stukken verzamelen t.b.v. aanmelding:
-
de getekende beheerovereenkomst;
-
machtiging voor automatische incasso van de maandbijdragen;
-
gegevensformulier eigenaars;
-
een kopie van de splitsingsakte en splitsingstekening van de VvE;
-
kopie van getekende notulen met daarin opgenomen het besluit om XS VvE Beheer als beheerder aan te stellen inclusief getekende presentielijst + eventuele volmachten.
Of een door alle leden getekende brief met akkoord tot uitbesteding beheer; -
inschrijving Kamer van Koophandel en kopie geldig legitimatiebewijs van de ingeschreven bestuurder(s)
Stap 4: Alle overige informatie verzamelen en toesturen aan XS VvE Beheer:
-
indien aanwezig balans van het laatste boekjaar ten behoeve van het aansluiten van de boekhouding;
-
huidige begroting (indien aanwezig);
-
afschriften van bankrekeningen; XS VvE Beheer zal nieuwe rekeningen op naam van de VvE openen bij de SNS;
-
verzekeringspolissen en eventueel taxatierapporten;
-
onderhoudscontracten.